Adalah menjadi kebiasaan untuk membuat tuntutan terhadap organisasi dan pekerjanya dalam bentuk aduan, ini adalah sejenis pernyataan yang menggambarkan situasi dan keadaan di mana hak-hak pemohon dilanggar atau dilanggar, serta syarat untuk mengambil tindakan terhadap orang yang melakukan pelanggaran ini. Respons terhadap aduan mesti ditulis dengan cekap dari sudut undang-undang. Menyusun respons aduan anda dengan betul akan melindungi kepentingan anda.
Arahan
Langkah 1
Pertama, apabila anda menerima aduan, terima dan daftarkannya, pastikan anda menunjukkan tarikh penerimaan, nama dan kedudukan orang yang menerimanya. Berikan salinan aduan itu kepada pengadu, ditandakan dan diterima. Harap maklum bahawa walaupun anda tidak menerima tuntutan tersebut, pihak menuntut boleh menghantarnya kepada anda melalui surat yang diperakui dengan bukti penerimaan. Pada prinsipnya, ini cukup untuk dianggap bahawa anda telah menerima tuntutan tersebut.
Langkah 2
Semasa menyusun respons terhadap rungutan, sediakan bukti bertulis yang akan menyokong kedudukan anda. Turunkan semula susunan kronologi peristiwa yang disebut dalam tuntutan. Selanjutnya, tanggapan anda terhadap aduan itu dapat digunakan di pengadilan sebagai bukti kedudukan anda, jadi cubalah menyelesaikan masalah dengan cara yang damai, dan tawarkan kepada klien semacam pampasan sebagai tindak balas terhadap aduan tersebut. Sekiranya masalah itu tidak diselesaikan dan akan dirujuk ke pengadilan, maka kedudukan anda dapat mempengaruhi keputusan pengadilan secara positif. Biasanya, jangka masa untuk menjawab tuntutan ditetapkan pada akhir kontrak. Menjadi tanggungjawab anda, sebagai penerima tuntutan, untuk menerima, mengkaji dan memberi respons secara bertulis dalam jangka masa ini.
Langkah 3
Sebagai tindak balas kepada aduan, nyatakan semua maklumat yang diperlukan untuk dokumen ini, iaitu:
tulis nama syarikat, maklumat pendaftaran, dan alamat pengirim dan penerima aduan.
Langkah 4
Nyatakan sifat aduan. Sekiranya tuntutan itu dipenuhi sepenuhnya atau sebahagian, maka nyatakan jumlah pampasan, serta tempoh dan kaedah pampasan.
Langkah 5
Jika anda enggan memenuhi keluhan tersebut, nyatakan alasan penolakan tersebut, merujuk pada dokumen hukum tertentu, artikel undang-undang. Pastikan anda menyertakan semua dokumen yang menyertakan jawapan aduan anda.
