Persidangan akhbar adalah komponen penting dalam aktiviti PR mana-mana syarikat. Terima kasih kepada mereka, media dan orang ramai yang berminat dapat menerima maklumat terkini secara harfiah dari perwakilan rasmi organisasi tertentu, dan pengurusan syarikat dapat menyatakan kedudukan mereka mengenai isu-isu yang paling penting bagi mereka. Tetapi agar sidang media dapat memberikan hasil yang sangat baik, ia mesti diatur dengan betul.
Arahan
Langkah 1
Sekiranya anda diamanahkan untuk mengatur dan mengadakan sidang media, pertama sekali, tentukan tujuan yang ingin anda capai: ceritakan tentang kejayaan syarikat anda, tarik perhatian orang ramai terhadap beberapa masalah, hadirkan orang awam tertentu dalam kemenangan, dll. P. Kemudian pilih tempat dan masa untuk sidang media. Perlu diingat bahawa aktiviti ini paling baik dilakukan pada pertengahan minggu kerja (Selasa-Rabu-Khamis) pada waktu pagi atau petang, tetapi tidak lewat dari jam 4 petang.
Langkah 2
Pilih tempat untuk mengadakan sidang media berdasarkan kemampuan organisasi syarikat anda dan jumlah jemputan yang dirancang. Harap maklum bahawa tempat duduk yang mencukupi diperlukan untuk anggota akhbar. Pastikan terlebih dahulu bahawa terdapat mikrofon di dalam bilik, skrin unjuran (jika perlu) dan ruang kosong untuk memasang kamera TV.
Langkah 3
Buat senarai media dan organisasi yang wakilnya anda ingin lihat di majlis anda. Siapkan dan hantar siaran akhbar dan jemputan sekurang-kurangnya dua minggu sebelum acara yang dijadualkan. Sebaiknya, setelah undangan dikirimkan, untuk menghubungi orang-orang yang dihubungi secara langsung dan mengetahui keputusan mereka untuk menghadiri atau tidak menghadiri sidang media. Oleh itu, anda bukan sahaja akan menentukan jumlah tetamu masa depan, tetapi juga mengingatkan tentang acara anda sekiranya orang lupa atau tidak menerima siaran akhbar anda.
Langkah 4
Sediakan bahan persembahan yang diperlukan untuk semua peserta sidang media masa depan. Kit peserta biasanya menyertakan salinan siaran akhbar, senarai pegawai yang akan bercakap pada sidang media dengan nama dan kedudukan penuh mereka, agenda (pesanan dan topik ucapan), bahan iklan dan promosi. Kelihatan lebih baik sekiranya semua bahan persembahan untuk setiap peserta dirancang sebagai satu set dalam folder korporat dengan logo organisasi.
Langkah 5
Sekiranya anda bercadang untuk memperkenalkan akreditasi untuk peserta, beritahu mereka terlebih dahulu mengenai perkara ini dan beritahu mereka data apa yang anda perlukan untuk itu (nama, kedudukan, perincian pasport, dll.). Sediakan lencana nama terlebih dahulu untuk semua peserta dan kad diletakkan di atas meja yang menunjukkan nama dan tajuk untuk pembesar suara. Sekiranya sidang media dirancang untuk waktu yang cukup lama, pastikan bahawa syarat untuk para pesertanya selesa: bufet dengan minuman dan makanan ringan, bilik merokok dan tandas, jadual waktu rehat.
Langkah 6
Selepas sidang media, pastikan untuk menghubungi pejabat editorial media yang hadir dan bertanya mengenai bahan yang dibuat sebagai hasilnya. Minta salinan penerbitan jika tidak dipersetujui sebelumnya.
