Beberapa huruf berakhir dengan samar-samar sehingga penerima bingung: dia harus membaca semula teks untuk memahami intinya. Kerana kekurangan masa, penerima mungkin membuang surat atau melakukan sesuatu untuk mengalihkan perhatiannya dan tidak lagi menyelidiki keadaan yang dinyatakan. Akhir yang jelas, ringkas dan kompeten menekankan rasa hormat kepada pembaca dan membantu dengan cepat menjawab permintaan atau permintaan.
Arahan
Langkah 1
Nyatakan apa yang anda ingin katakan dalam tiga perkara. Nampaknya pemikiran disajikan dengan jelas, tetapi persepsi maklumat bergantung pada keadaan pembaca. Oleh itu, baca semula teks dan tuliskan tiga pemikiran utama secara berasingan. Ini boleh menjadi fakta, tarikh, nama, dll. Emosi tidak diperlukan di sini, tulis sebentar, dengan beberapa perkataan, kerana anda hanya perlu meringkaskan, ingat kembali perkara utama.
Langkah 2
Tulis tiga tindakan untuk penerima e-mel. Reaksi orang tidak dapat diramalkan. Nampaknya anda mungkin bertindak balas dengan tegas terhadap maklumat yang disampaikan, tetapi seseorang melakukannya bergantung pada tabiat dan niat individu. Sekiranya anda tidak menyatakan dengan jelas apa yang anda harapkan daripada pembaca, dia tidak akan memahami atau mengatakan bahawa dia tidak faham.
Langkah 3
Susun senarai dari langkah-langkah sebelumnya mengikut urutan kepentingan. Akhir surat kadang-kadang menyerupai kata terakhir pada sesi pengadilan: kesan penerima surat, kesimpulan dan akibat bergantung pada ini. Keluarkan item dari senarai yang boleh dihilangkan tanpa menjejaskan makna mesej. Letakkan senarai pendek yang tinggal di akhir surat supaya pembaca tidak terlepas apa-apa.
Langkah 4
Nyatakan jangka masa. Sekiranya anda menunggu reaksi terhadap surat tersebut, jelaskan harapan anda. Sebilangan orang mempunyai kecenderungan untuk menunda hingga yang terakhir, jadi menentukan waktu tertentu mungkin tidak berlebihan.
Langkah 5
Tinggalkan maklumat hubungan anda. Wartawan anda seharusnya dapat mencari telefon anda dengan cepat. Jangkakan situasi seperti itu dan, sekiranya berlaku, sertakan maklumat yang diperlukan dalam surat itu, walaupun anda yakin bahawa penerima memilikinya.
Langkah 6
Bersikap sopan, katakan sesuatu yang baik, terima kasih kerana meluangkan masa. Penerima akan bertindak balas dengan lebih rela dan menghubungi lebih cepat jika surat itu menyenangkannya atau menjauhkannya dari pengalaman yang tidak menyenangkan.
Langkah 7
Pastikan untuk menandatangani mesej dengan nama anda: ini mewujudkan perasaan komunikasi yang sebenar. Penting bagi orang itu untuk memfokus pada jawapan dan mengambilnya dengan penuh tanggungjawab. Pimpin dengan teladan dan orang akan memperlakukan anda dengan cara yang sama.
