Mesej telefon adalah pesanan ringkas tetapi penting yang dihantar melalui telefon. Oleh itu, selalunya mereka memberi maklumat mengenai mengadakan mesyuarat, sesi, mesyuarat. Mesej telefon juga mungkin mengandungi pesanan segera dari kepala. Mesej telefon masuk, yang anda terima, dan keluar, yang anda kirimkan. Kedua-dua jenis mempunyai reka bentuk yang serupa.
Arahan
Langkah 1
Di sudut kiri atas selembar kertas, letakkan nama penuh organisasi anda dan, jika perlu, nama unit struktur, misalnya, "Pentadbiran bandar N." dan Jabatan Pelajaran.
Langkah 2
Di sudut kanan atas, tuliskan penerima mesej telefon. Nyatakan kedudukan, nama keluarga dan inisial orang tersebut: "Pengarah Sekolah No. 37 Ivanov II". Sekiranya terdapat beberapa penerima, tidak perlu menunjukkan nama keluarga: "Pengarah sekolah di bandar N.". Lampirkan senarai lengkap institusi yang dihantar ke mesej telefon.
Langkah 3
Dua baris di bawah, letakkan perkataan "Telephonogram" dan nombor sirinya. Untuk mesej telefon keluar, sila nyatakan tarikh penyusunannya di bawah.
Langkah 4
Kemudian mengikuti teks sebenarnya dari pesan telefon: “Pada 22 Februari, jam 17.00, akan diadakan pertemuan di jabatan pendidikan untuk meningkatkan kegiatan sekolah-sekolah di kota ini. Kehadiran pengetua sekolah adalah sangat wajib. Semasa menyiapkan teks mesej telefon, elakkan kata dan frasa yang sukar difahami oleh telinga dan sukar diucapkan. Ingat bahawa mesej itu mestilah bermaklumat dan pendek - tidak lebih daripada 50 patah perkataan.
Langkah 5
Semasa menghantar mesej telefon, sebutkan perkataan dengan jelas, terutama alamat, nama keluarga, nama dan patronim orang, nama jalan, tarikh dan waktu kejadian. Pada akhirnya, pastikan anda membaca semula teksnya dan pastikan pembicara anda menulis semuanya dengan betul. Dengarkan dengan teliti semasa mengambil mesej melalui telefon. Sekiranya anda mempunyai sebarang pertanyaan, jelaskan dengan segera.
Langkah 6
Di bawah teks utama adalah posisi, nama keluarga dan inisial kepala yang menandatangani pesan telefon: "Ketua Jabatan Pendidikan Petrov P. P." Dokumen keluar juga mesti mengandungi tandatangan peribadinya.
Langkah 7
Di bahagian bawah halaman, masukkan maklumat mengenai pekerja yang bekerja dengan mesej telefon. Biasanya, kedudukan, nama keluarga dan inisial orang yang menghantar mesej, nombor telefon pejabatnya, serta tarikh dan masa penghantaran diletakkan di sebelah kiri. Di sebelah kanan terdapat maklumat mengenai orang yang menerima dokumen: kedudukan, nama keluarga dan inisial, nombor telefon, tarikh dan masa kemasukan.
Langkah 8
Mesej telefon keluar disusun dalam satu salinan dan disimpan dalam folder khas. Lebih baik ada pesan masuk dalam dua salinan: anda memberikan yang pertama kepada pengurus untuk pekerjaan selanjutnya, yang kedua anda masukkan ke dalam folder untuk disimpan.
