Di mana-mana pejabat dan pengeluaran, pekerja sering bekerja dengan pelbagai jenis dokumen, jadi kemampuan untuk menyusun dokumen perniagaan dan rasmi diperlukan untuk semua orang. Pada saat yang sama, ada syarat umum yang harus dipatuhi ketika menyusun dokumen apa pun - surat perniagaan, pesanan, kedudukan, arahan, dll.
Arahan
Langkah 1
Mulailah menyusun dokumen dengan menjelaskan kelayakannya dan pelbagai masalah yang perlu diselesaikan. Ini akan membantu anda menentukan jenis dokumen dan bentuknya, yang banyak menentukan sifat dan gaya penyampaian kandungannya.
Langkah 2
Kaji undang-undang dan peraturan pemerintah dan agensi yang mengatur bagaimana masalah ini ditangani. Ini adalah tahap yang sangat penting, menunjukkan literasi anda, dan membolehkan anda menyusun dokumen yang sepenuhnya memenuhi prosedur yang telah ditetapkan untuk memproses dan menyelesaikan masalah kerja. Ini juga akan membantu menentukan penerima, badan yang meluluskan dan menyelaras dan memastikan bahawa kandungan dokumen ini dan bentuk kecekapan organisasi ini.
Langkah 3
Kaji teks dokumen pentadbiran dan peraturan agar dokumen yang dibuat tidak bertentangan dengan dokumen tersebut, tidak menduplikasi dokumen tersebut. Untuk ini, perlu mempunyai pangkalan data elektronik dokumen tersebut.
Langkah 4
Kumpulkan maklumat mengenai kelebihan isu yang harus diselesaikan, buat draf dokumen. Semasa menyusun, gunakan teks stensil dan frasa dan ungkapan standard yang biasa digunakan dalam dokumen perniagaan. Terokai dokumen lain yang telah dikembangkan dalam organisasi atau sistem rakan sebaya anda dan gunakan gaya penulisan mereka sebagai asas.
Langkah 5
Teks utama dokumen ini bertujuan untuk mendorong tindakan, untuk meyakinkan. Ia mesti beralasan dan logik. Perkataan itu mesti dipatuhi dengan tegas dari segi undang-undang. Pertama-tama adalah keperluan untuk kebolehpercayaan dan objektiviti maklumat yang disampaikan. Teksnya mestilah tepat dan maklumat dan sesingkat mungkin. Secara semula jadi, tidak boleh ada kesalahan tatabahasa, tanda baca atau gaya di dalamnya. Sekiranya dalam dokumen anda menyebutkan maklumat yang terdapat dalam sumber atau dokumen lain, anda mesti menunjukkan semua keluarannya.
Langkah 6
Edit draf dokumen dan koordinasi dengan orang-orang yang diberi kuasa untuk melakukannya. Setelah itu, buatlah dokumen tersebut sesuai dengan norma yang diterima dan tandatangan.
