Dalam masyarakat moden, ketika setiap minit waktu dihargai, perbualan telefon telah menjadi bentuk komunikasi yang paling umum di antara orang. Rakan dan kenalan, saudara dan rakan berkomunikasi dengan bantuan komunikasi telefon, rundingan perniagaan sedang dijalankan. Bagaimana cara bercakap di telefon dengan betul?
Peraturan asas yang harus dipatuhi ketika bercakap di telefon harus sama untuk semua pekerja:
- Jawab semua panggilan masuk.
- Angkat telefon sejurus selepas membuat panggilan, tanpa memaksa pelanggan untuk memanggil kemudahan itu selama berjam-jam.
- Semasa menjawab panggilan, jangan lupa mengucapkan salam, beri nama organisasi, dan kenalkan diri anda.
- Sekiranya pemanggil tidak memperkenalkan dirinya, cari nama dan patronimik dengan sopan dengan frasa: "Bagaimana saya boleh menghubungi anda?"
- Anda perlu bercakap di telefon dengan betul, cuba untuk tidak membenarkan frasa dalam perbualan: "Apa yang anda perlukan", "Tidak ada seorang pun", "Saya tidak tahu apa-apa." Ini melemahkan prestij institusi dan menyebabkan sikap tidak jelas terhadap pekerja, membuat mereka meragui kecekapan profesional mereka.
- Jejaki sebutan, intonasi, dan kadar pertuturan anda, pastikan pemanggil memahami anda dengan baik.
- Sekiranya semasa perbualan telefon talian telefon kedua dihidupkan, maka anda perlu meminta maaf kepada pelanggan pertama, angkat penerima dan maklumkan kepada pelanggan kedua bahawa anda sibuk. Pastikan anda bertanya kepadanya apakah dia akan menjangkakan atau jika anda akan memanggilnya kembali nanti. Hanya selepas itu teruskan perbualan dengan pelanggan pertama.
- Sekiranya pemanggil meminta pekerja yang sekarang tidak hadir, pastikan untuk meminta maaf dan nyatakan waktu dia akan berada di tempat kerja.
- Dengarkan pelanggan dengan teliti, cuba jangan mengganggu atau berdebat dengannya. Ini adalah kaedah terbaik untuk mendapatkan maklumat yang diperlukan dari pembicara.
- Di akhir perbualan, terima kasih atas panggilan.
Terdapat kehalusan ketika melakukan perbualan telefon dengan rakan dan keluarga. Jangan lupa tentang peraturan bentuk yang baik. Sebelum perbualan itu sendiri, ahli psikologi mengesyorkan membuat satu atau dua ayat pengantar, dan hanya kemudian meneruskan perbualan. Tanya rakan jika dia mempunyai masa lapang untuk bercakap di telefon. Menurut etika, perbualan harus dihentikan oleh orang yang memanggil.
Sekiranya anda mematuhi garis panduan ringkas ini, maka panggilan telefon akan menjadi kaedah yang baik untuk anda berkomunikasi dengan banyak orang.
